우리가 일상적으로 사용하는 용어와 법에서 규정하는 용어는 의미의 범위가 다른 경우가 있어 주의가 필요하다. 

계약서상에는 계약의 계속, 종료, 해지, 해제와 관련한 조항에는 통상적으로 서면으로 통지하게 규정하고 있다. 그런데 이때 서면이란 단순히 인쇄된 종이만을 의미하는 것이 아니다. 

임대차 재계약에 관련된 통지, 근로 계약에 있어서 해고 통지 등 상대방이 E-mail, 카카오톡, SMS 등으로 의사표현을 한 경우 이를 무시하고 넘어가면 큰 낭패를 볼 수도 있다.

"A" 씨는 다니던 회사로부터 사내 메일을 통해 해고통지를 받았다.

해고시에는 반드시 서면통지해야 한다는 사실을 동료에게 들은 "A"씨는 "본인은 서면으로 해고통지를 받지 못하였다며 부당해고 사유에 해당한다"라고 보고 부당해고구제심판을 청구했다.

과연 "A"씨의 해고는 구제 받았을까?

결론부터 말하면 A씨의 청구는 기각되었다.

대법원은 회사는 A씨에게 해고에 관한 내용(사유) 등을 포함한 이메일을 A씨에게 발송한 부분에 대하여 “출력이 즉시 가능한 상태의 전자문서는 사실상 종이 형태의 서면과 다를 바 없고 저장과 보관에서 지속성이나 정확성이 더 보장될 수도 있는 점, 이메일(e-mail)의 형식과 작성 경위 등에 비추어 사용자의 해고 의사를 명확하게 확인할 수 있고,

이메일에 해고사유와 해고시기에 관한 내용이 구체적으로 기재되어 있으며, 해고에 적절히 대응하는 데 아무런 지장이 없는 등 서면에 의한 해고통지의 역할과 기능을 충분히 수행하고 있다면, 단지 이메일 등 전자문서에 의한 통지라는 이유만으로 서면에 의한 통지가 아니라고 볼 것은 아닌 점 등을 고려하면,

근로자가 이메일을 수신하는 등으로 내용을 알고 있는 이상, 이메일에 의한 해고통지도 해고사유 등을 서면 통지하도록 규정한 근로기준법 제27조의 입법 취지를 해치지 아니하는 범위 내에서 구체적 사안에 따라 서면에 의한 해고통지로서 유효하다고 보아야 할 경우가 있다. “ 라고 판시하며 근로자 A 씨의 상고를 기각하였다. (출처 대법원)

또 다른 대법원 판례를 보면 소수주주들의 임시주주총회 소집청구서를 카카오톡으로 통지한 사안에서 대법원은 "상법 제366조 제1항에서 정한 소수주주는 회의의 목적사항과 소집 이유를 적은 서면 또는 전자문서를 이사회에 제출하는 방법으로 임시주주총회의 소집을 청구할 수 있다

이때 ‘이사회’는 원칙적으로 대표이사를 의미하고, 예외적으로 대표이사 없이 이사의 수가 1인 또는 2인인 소규모 회사의 경우에는 각 이사를 의미한다(상법 제383조 제6항). 한편 상법 제366조 제1항에서 정한 ‘전자문서’란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환·송신·수신·저장된 정보를 의미하고,

이는 작성·변환·송신·수신·저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것을 전제로 그 내용을 열람할 수 있는 것이어야 하므로, 이와 같은 성질에 반하지 않는 한 전자우편은 물론 휴대전화 문자메시지·모바일 메시지 등까지 포함된다.: 라고 판시하며  카카오톡 소집청구는 적법하다고 판결하였다. (출처: 대법원)

물론, 서면 통지의 내용, 상황에 따라 달리 해석할 수 있겠지만, 위 대법원 판례에서 볼 수 있는 것처럼 이메일 카카오톡, SMS 등으로 보내온 상대방의 통지 내용에 대하여 간과하여서는 안될 것이 분명하고 또 주의할 필요가 있어보인다.